一、公文收發(fā)處理的基本要求

1、本公司的所有公文入口必須在辦公室，由辦公室專人管理。

2、做好文件的收發(fā)、登記、編號(hào)、送批、傳閱、催辦、回收、立卷、存檔工作。上級(jí)文件做到當(dāng)天到、當(dāng)天處理，不丟失、不延誤、不漏辦。

3、發(fā)送文件要履行簽字手續(xù)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的急件，隨簽隨辦。

4、文件按指定的范圍、對(duì)象閱讀、嚴(yán)防失密、泄密。

5、做好各種會(huì)議材料的回收、保管、立卷工作。

二、收文

1、登記。負(fù)責(zé)公文收發(fā)的人員就公文的特征和辦理情況進(jìn)行記載。登記應(yīng)將公文標(biāo)題、密級(jí)、發(fā)文字號(hào)、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、收發(fā)文日期及辦理情況逐項(xiàng)填寫清楚。

2、擬辦。紙質(zhì)版公文收到后及時(shí)送主要領(lǐng)導(dǎo)批示。電子版公文由擬辦員直接在交換系統(tǒng)上轉(zhuǎn)發(fā)。

3、傳閱。辦公室根據(jù)主要領(lǐng)導(dǎo)批示，對(duì)需要傳閱的公文及時(shí)組織傳閱。文件閱后，閱者要簽上自己的名字和閱文時(shí)間。辦理紙質(zhì)版公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文去向，避免漏傳、誤傳和延誤。

4、承辦。承辦科室接到公文后，要認(rèn)真及時(shí)辦理。凡辦畢的公文，承辦科室要及時(shí)向分管部長匯報(bào)，并把辦畢的紙質(zhì)版公文及時(shí)送回辦公室。

三、發(fā)文

1、公文起草。⑴凡以公司名義制發(fā)的文件，均按業(yè)務(wù)范圍，由有關(guān)科室擬稿。⑵文件首頁一律采用擬稿紙，橫排書寫，在左側(cè)裝訂。⑶起草文件應(yīng)寫明標(biāo)題、抄送單位。注明文件編號(hào)、機(jī)密程度、打印份數(shù)、分發(fā)范圍等。⑷擬文要求簡明扼要、文理通順，文字和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)清楚，事實(shí)、引文和數(shù)字準(zhǔn)確無誤。⑸文件起草和簽名要用鋼筆或毛筆，不得使用鉛筆或圓珠筆。

2、公文簽發(fā)、打印。⑴發(fā)文要經(jīng)負(fù)責(zé)起草的科室負(fù)責(zé)人審核，涉及到領(lǐng)導(dǎo)小組成員要傳閱，由法人代表審批簽發(fā)。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件不能生效，辦公室不予受理蓋章、打印。⑵發(fā)文由辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)登記編號(hào)。⑶涉及到多部室聯(lián)合發(fā)文的，由主辦部室送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽。⑷簽發(fā)后的文件需以紙質(zhì)版形式發(fā)送的，由主辦部室送文印室打印，主辦部室負(fù)責(zé)校對(duì)。應(yīng)以電子版形式發(fā)送的，交公司檔案員在交換系統(tǒng)上發(fā)送。⑸印制公文應(yīng)當(dāng)做到準(zhǔn)確、及時(shí)、規(guī)范、安全、保密。印制格式按照《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的相關(guān)規(guī)定。⑹紙質(zhì)版公文由主辦部室負(fù)責(zé)裝訂、分發(fā)。并將原件及文件二份送辦公室存檔，送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)各一份。電子版公文由公司檔案員負(fù)責(zé)在交換系統(tǒng)內(nèi)歸檔。