出納和會計對于收據可不陌生，工作中經常被這個磨人的小妖精到處犯難得罪人。今天來講講有3種情形都避免不了要跟收據磨一磨，再給大家講講詳細的分錄處理。

支付個人的零星支出

公司的下午茶啦、節假日的團建啦、修鎖修電器的支出啦……這些小到二三十塊、大到一兩百的支出事項，一般都找小額經營的個體戶解決了。如果你跟對方說要代開發票稅前扣除啥的，對方就算聽懂了你說的話，可能也不愿接你這單生意了，麻煩！頂多給你開個收據。

能拿到收據也行。畢竟這可以作為這些支出的真實憑證，入賬沒問題會計分錄就寫：

借：管理費用等科目

那小店老板出具的收據能不能稅前扣除呢？當然可以。

首先我們可以確定收據是可以作為稅前扣除憑證的，上面要注明收款單位名稱、個人姓名及身份證號、支出項目、收款金額等相關信息。

備用金報銷還款比如會計網員工小張出差前，可以跟公司申請2000元的備用金。等到出差回來，小張歸還沒有用完的500元給公司，這時候出納就可以開張收據給小張，收據上注明事由、小張簽名。分錄如下：

有些公司可能在員工發起備用金申請的時候就填寫收據了。規范的收據開具流程為：

給員工開具三聯單，內容上注明借款事由、借款人簽名以及相關領導簽字確認。其中，存款聯作為將來報銷核對的依據，會計聯提供給會計記賬，收款人聯交給員工保管，將來報銷時拿來核對借款金額，多退少補，出納在收款人上面簽字確認。

收據換發票的業務處理

有些經濟業務可能沒辦法在付款的時候就拿到發票，往往可以先拿到收據，等到期末去催時才能拿到發票。比如會計網從A公司購買了一臺設備作為固定資產，A公司先開了收據給會計網，收據上也要注明收款單位、金額、項目等信息，后期會計催票時才拿到發票入賬。

收據也要規范！

有很多小伙伴可能會覺得，反正自制的收據也是內部憑證，就不太重視。這是錯誤的認知，如果涉及金額較大，可能還會引起審計的注意，存在一定的風險。下面來考考大家，以下兩張收據合規嗎？

上面這張收據在很多企業都能見到，從這張收據不難看出其中的不規范之處：

（1）人民幣金額為3000元，“佰”“拾”“萬”單位前應填寫“零”；

（2）“會計”一欄不能空白！且會計一處的簽名不能與收款人為同一人。如果賬務對不上，很難進行核實。此外，填票人、收款人、會計都為同一人的話，容易出現挪用資金……

（3）蓋章問題。開出去的收據，需要財務確認的，除了蓋財務專用章，還要加蓋企業公章，這樣比較穩妥。

上面這張收據的問題大同小異。

（1）人民幣金額“佰”“拾”“萬”單位前應填寫“零”；

（2）沒有蓋章！即使是內部的收據，該蓋什么章還得蓋什么章，否則一旦發生了內部經濟糾紛，難以厘清責任；

（3）收據的日期沒有填寫。