“保留原始證據(jù)”

證據(jù)盡量收集原件、原物，并妥善保管。除特殊情形外，合同應(yīng)采用書面形式。證據(jù)的收集包括合同對方主體證照、合同正本、副本及附件、告客戶書、對方開戶銀行及銀行賬號資料、合同文本的簽收記錄、簽證資料、合同當事人的往來函件、交貨送貨單據(jù)、檢驗驗收資料、結(jié)算付款資料、變更及解除合同的協(xié)議及其他簽訂及履行合同的相關(guān)資料(包括文書、傳真、電子郵件等)，尤其是能證明我方應(yīng)享有某項權(quán)利、已經(jīng)履行了某項義務(wù)的書面證據(jù)，及能證明對方負有某項義務(wù)、應(yīng)承擔(dān)某項責(zé)任的書面證據(jù)。

“保留送達證據(jù)”

除了保留往來中形成的原始書證之外，還需要對履行通知義務(wù)、協(xié)助義務(wù)等事實或行為保留證據(jù)。這些事實或行為往往難以證明，這就需要考慮用特殊的通知方式以便保留送達證據(jù)。例如，對于書面通知，許多當事人采用EMS等掛號郵寄方式投遞，并在信封上注明內(nèi)件的內(nèi)容及份數(shù)，并在投遞完成后將郵局提供的回單或?qū)⒕W(wǎng)上查詢結(jié)果作為送達的依據(jù)。從目前的司法實踐來看，法院一般都會認可這種通知方式視為已經(jīng)履行通知義務(wù)的，因為即使內(nèi)件沒有收到，但信封上已經(jīng)注明內(nèi)容，因而可以視為完成了送達。

“利用公正保留證據(jù)”

由于公證證據(jù)在效力上要強于普通證據(jù)，特別是目前的網(wǎng)絡(luò)證據(jù)及電子合同等證據(jù)的固定大多只能通過公證的方式加以解決，因此證據(jù)公證是一種有效的證據(jù)保留形式。在實踐中，電話錄音等許多傳統(tǒng)證據(jù)雖然具有證據(jù)效力，但常常由于無法確定確切地通話時間、通話人以及是否經(jīng)過剪輯，往往無法被法院或者仲裁機構(gòu)采納。

而對通話過程進行公證則可以很好地解決這一問題，從而使經(jīng)過公證的通話錄音成為非常有力的證據(jù)。此外，公證證據(jù)還能更為有效的固化雙方的權(quán)利和義務(wù)關(guān)系，比如贈與公證相對于普通贈與具有不可撤銷性，遺囑公證相對于普通遺囑具有優(yōu)先適用的效力，甚至某些公證書可以直接作為人民法院的執(zhí)行依據(jù)，而不必經(jīng)過訴訟，提升了證據(jù)效力。

“傳真證據(jù)保留”

通過傳真方式簽訂合同的須注意傳真件效果，如是傳真專用紙應(yīng)及時復(fù)印，傳真原件及復(fù)印件須妥善保管。要及時把雙方口頭達成的協(xié)議事項書面固定下來，要及時收集對我方有利的證據(jù)材料;不得擅自向?qū)Ψ匠鼍邔ξ曳讲焕臅尜Y料。

“錄音、攝像證據(jù)保留”

錄音、攝像是取得證據(jù)的一種重要形式。只要不是以侵害他人合法權(quán)益或者違反法律禁止性規(guī)定的方法取得的，都可作為認定案件事實的依據(jù)。因此，合同簽訂及履行過程中，尤其是發(fā)生合同糾紛后協(xié)商談判過程中須謹防對方通過談話錄音或電話錄音來收集對我方不利證據(jù)，當然，我方也可以通過這種談話錄音或電話錄音方式來收集對我方有利的證據(jù)，再與其他證據(jù)相互印證，構(gòu)成完整的證據(jù)鏈后就能形成重要的證據(jù)。

“加強內(nèi)部證據(jù)管理”

公司及各業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立健全合同出借、領(lǐng)用等合同檔案管理制度并嚴格執(zhí)行，妥善保管合同資料，保證合同資料的完整性。業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同編號各立合同臺賬，分別按業(yè)務(wù)進展情況和收付款情況一事一記，做到準確、及時、完整。經(jīng)辦人員應(yīng)按公司的要求定期或不定期匯總各自工作范圍內(nèi)的合同訂立及履行情況。